Каждая компания старается привлечь внимание к своему новому продукту или поделиться опытом. Наилучшим образом для этого подходит проведение конференции. Также, важно устраивать подобные события в целях самореализации сотрудников. На мероприятии участники смогут обменяться опытом, завязать полезные бизнес-связи.
Главное, правильно организовать, продумать все до мелочей. Обычно фирмы обращаются к сторонним услугам. Ведь в компетенции профессионалов подбор помещения, оснащение техникой, встреча и культурная программа.
Определение целей
Первым делом стоит ответить на ряд вопросов, касающихся самой конференции. Например, будет ли востребована тема и вызовет ли она интерес у клиентов? После того, как все обдумано, необходимо начать подготовку. Здесь важно понимание нюансов при проведении конференции.
Составляющие мероприятия:
● информация о состоянии выбранной отрасли;
● общение с экспертами, потенциальными партнерами;
● обмен практическим опытом;
● ознакомление с материалами конференции. Сюда относятся сборники докладов, отчеты, тематические издания, перечень участников;
● если планируется деловое мероприятие, необходимо заинтересовать целевую аудиторию.
Подготовительный процесс может занимать несколько дней, иногда и месяцев. Здесь все зависит масштабности проведения.
В задачи специалистов входит:
● определение темы проекта;
● разработка программы;
● рассылка приглашений спикерам и гостям;
● продвижение намечающегося события посредством интернет-каналов, СМИ;
● выбор площадки, обеспечение техническим оборудованием, кофе-брейк.
Кроме этого, по окончании мероприятия нужно предусмотреть информационную поддержку, опубликовать сведения о событии.
Правильный выбор темы
На начальном этапе важно определиться с тематикой. Любая ошибка может привести к отсутствию заинтересованности участников. Также, если будут недочеты, это отразится на репутации компании. Иногда, не продуманные актуальные вопросы для рассмотрения их на конференции, могут сказаться на продажах и создании новых партнерских связей. Ведь никому не хочется прийти повторно на мероприятие, если будут негативные отзывы.
Если событие будет отвечать большему числу критериев, тем выше шансы для реализации проекта. Обязательно тема должна быть разносторонней, охватывающей всех участников рынка. Также, следует проводить событие в подходящее время, например, когда происходят изменения в законодательстве. Если планируется событие международного уровня, присутствие зарубежных специалистов просто необходимо.
Первоначальный этап отличается особой продуктивностью для организатора. Важно уделить внимание каждой детали. Пригодится и запись самых неожиданных, творческих идей, которые помогут удачно подчеркнуть основную задумку. От поставленных перед компанией целей напрямую зависит успех в организации конференции.
Выступление спикеров
Практически все деловые мероприятия не обходятся без приглашения спикеров. Они помогают вывести компанию на новый уровень среди конкурентов. Немаловажно сотрудничество с экспертами, за плечами которых достаточный опыт. Умение выступать перед большой аудиторией, эмоциональное ее вовлечение — всем этим должен уметь пользоваться специалист. В идеале его доклад должен состоять из знакомства с общей ситуацией в отрасли, 50% занимают кейсы и остальное заключается в обсуждении.
Из-за неудачного выступления, конференция станет провальной. Происходит это по причине неумения доносить мысли и нужную информацию до людей. Часто присутствующие жалуются на отсутствие ценности сведений, подаваемых во время конференции. Ораторы иногда просто забывают делиться кейсами. В результате выступление превращается в презентацию продукции своей фирмы. Главное — это интерес тех, кто пришел на это событие.
Надежная работа технического оснащения
Важную роль играет правильный подбор техники. Проведение конференции требует наличия:
● проектора или экрана;
● несколько разных конфигураций микрофонов;
● ноутбук или компьютер;
● указка;
● звуковое оборудование, видеокамера.
Этой технике стоит уделять внимание, она должна присутствовать в каждом конференц-зале. После того, как с оснащением разобрались, обязательно нужно его проверить на исправность и бесперебойную работу. Заранее проверяется ноутбук, качественное функционирование микрофонов и акустики. Также в день мероприятия, желательно с утра, проводится повторная проверка.
Предварительно следует договориться с работником, ответственным за техническую часть Он должен протестировать оборудование и дать свое заключение. Обязательно подключение бесплатного Wi-Fi. В день проведения он должен выдержать нагрузку, ведь большинство участников будут пользоваться этой услугой. Для гостей нужно организовать установку зарядной станции для смартфона или планшета.
Чтобы избежать потери данных о презентации, хранить нужно информацию на нескольких ресурсах. Также, за день до события стоит узнать у выступающих об изменениях, если они были. А за пару часов до самого мероприятия, лучше просмотреть все слайды.
Главное, стоит позаботиться о звуковом и визуальном качестве. Аппаратура должна быть профессионального уровня. Нельзя экономить на освещении, чтобы получился отчетливо фотоотчет.
Контроль в день проведения мероприятия
В назначенную дату конференции нужно прибыть на площадку заранее до открытия регистрации. Внимательно обойти все точки, проследить за расстановкой техники и мебели. В зоне ресепшена все должно быть готово, минимум за час до официального начала. Стоит учитывать, что участники приезжают из других городов раньше.
У кураторов должны иметься списки гостей для удобства фиксирования их присутствия. Если предполагается большое количество, можно разделить потоки по названию организаций. И важно помнить, всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства. Поэтому готовым к ним нужно быть всегда.
Польза конференции не только в обретении новых знакомств и обмене опытом. Большинство приходит, чтобы получить ответы на вопросы, которые можно задать опытному спикеру. Люди хотят получить больше знаний и ярких эмоций. А поможет в этом правильная организация подобного мероприятия.
