Я працюю бухгалтером в одному з топ агрохолдингів України вже 5 років і розумію як важко організувати систему документообігу. На друк, підписання, складання і архівування документів затрачається багато часу. Особливо, якщо за деякий період часу один документ з тисячі потрібно «знайти» і надати перевіряючим органам або збір, підписання і надання банку документів для отримання кредиту.
Тому в моїй компанії, поступово до всіх процесів діяльності, запроваджується система електронного документообігу та оцифрування всіх процесів. Процес розробки і впровадження - це тривалий процес, тому що будь-яка нова технологія не може "просто ввійти" у виробничий процес. В процесі застосування виникають «непередбачувані» обставини, тому я розумію як важко автоматизувати діяльність компанії. Але потрібно чітко дотримуватись плану в поставлені меті адже електронний документообіг є ефективним інструментом для організації бізнес-процесів. Одним з основних завдань є— проста взаємодія з клієнтами, постачальниками та механізмами роботи всередині компанії.
Цим прикладом хочу наголосити, що розвиток економіки полягає у формуванні нової її сфери – цифрової, спричиненої збільшенням ролі цифрових технологій. Розвиток цифрової економіки та цифрових технологій зумовив появу нового поняття – «цифровий актив» – та стрімкий розвиток пов’язаних із ним процесів. Термін «цифровий актив» означає набір цифрових даних, які мають певну цінність, а використання терміна «цифровий актив» викликано появою технології Блокчейн.
Блокчейн — це інноваційна технологія, що розвивається, і яку впроваджують у різних галузях. Дослівно з англійської блокчейн (blockchain) перекладається, як «ланцюжок блоків», а сама технологія була запропонована в 2008 році Сатоши Накамато (псевдонім людини або групи дюлей). Вперше технологія блокчейн була застосована в 2009 році при створенні криптовалюти. А зараз використовується в банківській сфері, державному управлінні, юриспруденції та інших сферах. Наприклад, в Україні діє Міністерство Цифрової Трансформації, яке впроваджує державні послуги онлайн. Оцифровано більшість документів і розроблено план розвитку цифрової економіки до 2030 року.
Основними можливостями технології блокчейн є:
- Децентралізація - означає передачу контролю та прийняття рішень від централізованого суб'єкта до розподіленої мережі. Тобто немає єдиного сервера для зберігання всієї інформації (централізованого), а «повна копія» розподілених даних є в користувачів (децентралізовано) і всі дані постійно синхронізуються.
- Незмінність - означає, що дані неможливо змінити. Жоден учасник не може змінити запис після внесення, тому що кожна дія буде зафіксована іншими учасниками. А якщо потрібно внести зміни, то потрібно створювати ще один запис.
- Консенсус система блокчейну встановлює набір правил, за допомогою яких учасники погоджують транзакції. Нові транзакції можна реєструвати лише за згодою більшості учасників мережі.
Прикладом застосування технології блокчейн є платформа Система Bitbon. Використання даної технології для Системи забезпечує децентралізований принцип управління, безпеку зберігання даних, тому що всі транзакції усередині Системи реєструються. Це забезпечує безпеку і прозору взаємодію учасників. Використання технології блокчейн гарантує фіксацію і зберігання всіх прав та зобов'язань кожної сторони, що здійснюється в Системі Bitbon.
Компанією-розробником є «Сімкорд». Багаторічний досвід Компанії у сфері розроблення та впровадження інноваційних рішень для фінансово-економічної галузі й блокчейн-технологій дозволяє створювати продукти та сервіси, що ґрунтуються на результатах її науково-дослідної діяльності й розробляються з урахуванням перспектив розвитку сучасних тенденцій.
Одним із компонентів Концепції Системи Bitbon є «Документи та документообіг»
На базі даного компоненту працюватимуть сервіси і створення цифрових активів буде основою для створення інформаційних ресурсів. Відповідно на основі - буде створено система електронного документообігу. Клієнти компанії, зокрема підприємства, зможуть використовувати у своїй роботі системи документообігу, що базуються на цифрових активах Системи Bitbon.
Основними перевагами Системи електронного документообігу, заснованої на базі блокчейну, є:
- автоматична фіксація всіх операцій, що «допоможе» знизити ризики помилок під час ручного введення даних та забезпечити надійніші умови передачі документів;
- усі документи будуть збережені надійно та у незмінному вигляді;
- за допомогою додатку на смартфоні або програми на комп’ютері, є можливим забезпечити вільний доступ для користувачів Системи Bitbon до необхідної інформації;
- проведені операції в системі неможливо видалити або модифікувати і також гарантоване відновлення доступу до всіх даних у разі їх втрати користувачем Системи Bitbon.
Це дозволить оптимізувати діяльність будь-якої компанії під час здійснення документообігу, а одним із результатів - це скорочення витрат процесу виробництва.
Реалізація підтримки та контролю функціонування системи електронного документообігу в компанії «Сімкорд» дозволяє ефективно працювати з документованою інформацією. Зокрема використовувати її для публікації на офіційних інформаційних ресурсах, а також для подальшого зберігання з урахуванням усіх наявних і нових норм та стандартів.
Маю надію, що система електронного документообігу буде впроваджена у всі сфери економіки, тому що це зручніші, швидші і надійніше.
