Якщо підприємство придбало і активно застосовує систему для автоматизації управлінських та економічних процесів, ведення бухгалтерського обліку і звітності, менеджмент і співробітники компанії одразу відчувають спрощення багатьох процесів. І що не менше важливо – ухвалення рішень. Але після короткотривалого періоду загального задоволення, бухгалтер може поставити питання щодо потреби оновити систему. Зокрема, завантажити останні версії звітних форм і пропонувати удосконалення системи як такої. Такі самі питання з'являються і в інших співробітників компанії. Саме тоді згадують про необхідність регулярного оновлення ПО для його відповідності поточним завданням та актуальний ситуації.
Наприклад, ефективне оновлення BAS – системи комплексного управління підприємством, яку пропонує компанія НЕТСОФТ, може включати:
- різноманітні довідники з оподаткування, оплати праці, ведення обліку;
- тексти нових законодавчих актів та їх роз'яснення;
- актуальні версії законодавчих рішень, зі змінами, доповненнями та нормативною базою, що використовується разом з ними;
- швидкі коментарі експертів з актуальних питань;
- реєстри, різноманітні електронні версії великих книг і довідників з усіх питань, що стосуються роботи з управління підприємством.
Важливо, що всі ці оновлення можуть формуватись на постійній основі і як тільки виникає потреба оновити ПО, оновлення автоматично підвантажуються для роботи. Саме тому ті, хто купує професійний чи навіть базовий рівень оновлення ПО BAS отримує актуальну версію із багатьма перевагами, порівняно із суто технологічними рішеннями на базі Excel чи Access. Наприклад, програма для виробництва BAS включає чимало корисних компонентів з ведення бухгалтерії, обліку в малому бізнесі. Також є ефективна система BAS Комплексне управління підприємством що поєднує весь комплект поточних актуальних підсистем.
Чи варто купувати дешеві “ламані” версії і чим це загрожує?
Придбання “ламаної”, тобто неофіційної версії програми із бухгалтерського обліку чи управління іншими процесами є помилковим рішенням. Немає гарантії, що завтра ця програма не припинить працювати – оновлення до неї недоступні або якщо і є, то це не актуальні бази даних. Є і інша небезпека – автор “ключів” до програми може бути крадієм конфіденційних даних. Тому так експериментувати над цифровою безпекою компанії не варто – “вигода” від такої автоматизації процесів буде мізерною, а втрати – значними.
Навіть якщо інформацію не використають зловмисники, вихід з ладу бази даних із напрацюваннями бухгалтерів та інших відділів підприємства за декілька років – це справжня катастрофа. І відновити всі данні за паперовими документами дуже складно і не завжди раціонально. А в деяких випадках – неможливо. Це ще один переконливий аргумент щодо відмови від використання таких пропозицій і аргумент на користь роботи із офіційними постачальниками якісного ПО для бізнесу.
